Datenschutz
Datenschutzhinweise / Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Kanzleiwebseite.
Verantwortlich
Prof. Dr. Michaela Seybold
Steuerberaterin
Im Winkel 4
56587 Straßenhaus
Telefon: 02634 / 9409014
Fax: 02634 / 9409015
E-Mail: seybold@seybold-stb.de
„Datenschutzerklärung“ und „Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13, 14 DSGVO“
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EINLEITUNG
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In der nachfolgenden „Datenschutzerklärung“ und in den „Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13, 14 DSGVO“ wird erläutert, welche Daten wir über Sie erfassen, wofür wir diese Daten benötigen und an wen wir diese Daten weitergeben. Darüber hinaus beinhalten sie auch Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten und die Ansprechpartner, an die Sie sich für weitere Informationen oder Anfragen wenden können.
Während die „Datenschutzerklärung“ in erster Linie darlegen soll, welche Daten wir über Sie verarbeiten, speichern und schützen, wenn Sie „unsere Website“ nutzen, sollen die „Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13, 14 DSGVO“ im Wesentlichen die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen unserer Dienstleistungen für Sie/unsere Kunden und im Rahmen aller sonstigen Aktivitäten, die Teil der Ausübung unserer Geschäftstätigkeit sind, darlegen.
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Letzte Überarbeitung: 19.12.2023
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I. DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Für wen gilt diese Datenschutzerklärung und was wird durch sie abgedeckt?
Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die spezifische Website der www.“seybold-stb“.de, wofür sich Seybold Steuerberatung mit Sitz in Straßenhhaus und die in unserem Eigentum stehenden oder von uns beherrschten Unternehmen („Seybold Steuerberatung“, „wir“, „uns“ oder „unser“) verantwortlich zeichnen, sowie für Websites, welche von Seybold Steuerberatung angeboten werden.
Wir haben uns verpflichtet, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre Daten auf eine offene und transparente Weise zu verarbeiten.
In dieser Datenschutzerklärung wird dargelegt, wie wir Daten über Sie verarbeiten, speichern und schützen, wenn Sie unsere Website nutzen. Zudem legen wir die Verarbeitung Ihrer Daten dar, wenn wir Dienstleistungen für Sie/unsere Kunden erbringen und bei allen sonstigen Aktivitäten, die Teil der Ausübung unserer Geschäftstätigkeit sind.
Diese Datenschutzerklärung enthält zudem Informationen darüber, wann wir Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Dritten (zum Beispiel unseren Dienstleistern) teilen.
Sofern Sie uns Informationen über die „seybold-stb“ Webseite zukommen lassen, erklären Sie sich nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a, 7 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) einverstanden, dass wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der hier niedergelegten Grundsätze verarbeiten dürfen.
Steuerberatung Seybold übernimmt keine Haftung für Inhalte und/oder die datenschutzrechtliche Behandlung von hinterlassenen Daten auf diesen anderen Websites.
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Welche Daten werden von uns erhoben?
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Hinweise zu den durch uns erhobenen Daten finden Sie in unserem Cookie-Hinweis.
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Wie werden Ihre Daten von uns verarbeitet?
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Verarbeitung von über unsere Website erhobenen personenbezogenen Daten
Neben den oben genannten Zwecken im Zusammenhang mit der Ausübung unserer Geschäftstätigkeit können wir Ihre über unsere Website erhobenen personenbezogenen Daten auch verarbeiten:
• um unsere Website zu verwalten und zu verbessern,
• um den Inhalt unserer Website anzupassen, um Ihnen ein individuelles Nutzererlebnis zu bieten und Ihre Aufmerksamkeit auf Informationen zu unseren Produkten und Dienstleistungen zu lenken, die für Sie von Interesse sein können,
• um alle Anfragen, die Sie über unsere Website an uns richten, zu verwalten und zu beantworten,
• zu den Zwecken, zu denen der Besucher im Sinne von Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a, 7 DSGVO freiwillig zugestimmt hat, wie etwa im Rahmen einer Bewerbung oder bei einer Registrierung zum Erhalt von allgemeinen oder exklusiven Informationen, sowie zu Zwecken, mit denen registrierte Benutzer nach den Umständen der Webseitenbenutzung rechnen konnten.
Sofern Sie als registrierter Besucher die angebotenen Informationen bzw. sonstige Bereiche nicht mehr nutzen wollen, können Sie jederzeit einer weiteren Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zukunft widersprechen. Bitte wenden Sie sich hierzu an Seybold Steuerberatung als verantwortliche Stelle i.S.d. DSGVO, Business Development, Im Winkel 4, 56587 Straßenhaus, oder info@seybold-stb.de.
Für den Widerspruch entstehen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.
Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erbringung von Dienstleistungen gegenüber unseren Kunden
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung individueller Vertragsbeziehungen, zur Erbringung von Dienstleistungen für Sie/unseren Kunden. In diesem Rahmen können wir Ihre personenbezogenen Daten im Laufe eines Schriftwechsels zu den Dienstleistungen verarbeiten. Ein solcher Schriftwechsel kann mit Ihnen, unserem Kunden, unseren Dienstleistern oder zuständigen Behörden stattfinden. Ebenso können wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung erforderlicher Vorab-Prüfungen im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen (z.B. regulatorisch geforderte Conflict- oder „Know-your-Client“- Checks) oder im Rahmen der Besprechung möglicher von uns zu erbringende Dienstleistungen verarbeiten.
Da wir unseren Kunden ein großes Angebot an Dienstleistungen anbieten, variiert auch die Art und Weise, wie wir personenbezogene Daten in Bezug auf unsere Dienstleistungen verarbeiten. Beispielsweise können wir personenbezogene Daten:
• über die Mitarbeiter eines Kunden verarbeiten, um diese Mitarbeiter bei ihren steuerlichen Angelegenheiten im Falle einer Arbeit im Ausland zu unterstützen,
• über die Mitarbeiter und Vertragspartner eines Kunden während der Durchführung einer Prüfung (oder einer ähnlichen Aktivität) für einen Kunden verarbeiten,
• über einen Kunden verarbeiten, um ihn bei der Erstellung einer Steuererklärung zu unterstützen.
Verarbeitung personenbezogener Daten für sonstige Aktivitäten, die Teil der Ausübung unserer Geschäftstätigkeit sind
Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch im Zusammenhang mit folgendem, mit dem ursprünglichen Zweck zusammenhängendem Zweck verarbeiten (je nach Erforderlichkeit und berufsrechtlicher Zulässigkeit im Einzelfall):
• geltende gesetzliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtungen,
• Anfragen und Mitteilungen von zuständigen Behörden im Rahmen einschlägiger berufsrechtlicher Verschwiegenheitspflichten,
• Zwecke der Rechnungslegung, Rechnungsstellung und Risikoanalyse,
• Zwecke des Kundenverhältnisses, unter anderem: (i) Zusendungen von Thought Leadership oder Angaben zu unseren Produkten und Dienstleistungen, von denen wir glauben, dass sie für Sie von Interesse sind; (ii) Kontaktaufnahme mit Ihnen zur Einholung von Feedback zu unseren Dienstleistungen; und (iii) Kontaktaufnahme mit Ihnen für sonstige Markt- oder Forschungszwecke, soweit hierfür die besonderen gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind;
• Dienstleistungen, die wir von unseren Fachberatern wie z. B. Anwälten, Wirtschaftsprüfern und Consultants erhalten,
• administrative Zwecke im Zusammenhang mit der konkreten Geschäftstätigkeit,
• Schutz unserer Rechte und der unserer Kunden.
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Rechtsgrundlagen zur Verarbeitung personenbezogener Daten
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Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke auf Basis folgender Rechtsgrundlagen: (a) aufgrund unseres legitimen Interesses an der effektiven Erbringung unserer Dienstleistungen gegenüber Ihnen und unseren Kunden; (b) aufgrund unseres legitimen Interesses an der effektiven und rechtmäßigen Ausübung unserer Geschäftstätigkeit, sofern Ihre Interessen nicht gegenüber diesem Interesse überwiegen; (c) aufgrund der für uns geltenden gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten, wie z. B. der Führung von Aufzeichnungen zu Steuerzwecken; (d) weil die Daten zur Erbringung unserer Dienstleistungen gegenüber Ihnen/unserem Kunden erforderlich sind.
Soweit wir sensible personenbezogene Daten in Bezug auf Sie für einen der oben genannten Zwecke verarbeiten, tun wir dies entweder weil: (i) Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten erteilt haben; (ii) wir gesetzlich zur Verarbeitung dieser Daten verpflichtet sind, um sicherzustellen, dass wir unseren „Know your Client-“ und „Anti-Geldwäsche“-Verpflichtungen nachkommen (oder sonstigen für uns geltenden gesetzlichen Pflichten); (iii) die Verarbeitung zur Erfüllung unserer arbeits-, sozialversicherungs- oder sozialschutzrechtlichen Pflichten erforderlich ist; (iv) die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder (v) Sie die Daten öffentlich gemacht haben.
Sofern wir gesetzlich verpflichtet sind, Ihre ausdrückliche Einwilligung zu erlangen, um Ihnen bestimmte Werbematerialien anzubieten, werden wir Ihnen diese Materialien nur dann anbieten, wenn wir eine solche Einwilligung von Ihnen erhalten haben. Wenn Sie keine weiteren Werbematerialien mehr von uns erhalten möchten, können Sie die Abmeldefunktion in der Mitteilung anklicken oder eine E-Mail an info@seybold-stb.de schicken und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diese Zwecke jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Für den Widerspruch entstehen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.
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An wen geben wir Ihre Daten weiter?
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Im Zusammenhang mit einem oder mehreren der im Abschnitt „Wie werden Ihre Daten von uns verarbeitet?“ dargestellten Zwecke können wir Einzelheiten über Sie an folgende Personen weitergeben: Dritte, die für uns Dienstleistungen erbringen; zuständige Behörden (einschließlich Gerichten und uns beaufsichtigenden Behörden); Ihren Arbeitgeber und/oder dessen Berater; Ihre Berater; Organisationen, die uns bei der Identifizierung von Betrugsfällen unterstützen sowie andere Dritte, die berechtigterweise aus einem oder mehreren der im Abschnitt „Wie werden Ihre Daten von uns verarbeitet?“ dargestellten Zwecke Zugriff auf Sie bezogene personenbezogene Daten verlangen. In jedem Fall erfolgt eine Weitergabe nur dann, wenn dies auch unter Berücksichtigung einschlägiger berufsrechtlicher Verschwiegenheitspflichten zulässig ist.
Unsere Website hostet unterschiedliche Blogs, Foren, Wikis und andere Social Media-Applikationen oder -Dienstleistungen, die es Ihnen ermöglichen, Inhalte mit anderen Nutzern zu teilen (zusammengefasst „Social Media-Applikationen“). Seien Sie sich bei der Nutzung dieser Social- Media-Applikationen bitte jedoch stets bewusst, dass die über diesen Informationskanal verbreiteten Informationen (auch) von anderen Nutzern der Anwendung gelesen, erhoben, gespeichert und/oder genutzt werden können. Wir haben wenig oder keine Kontrolle über diese anderen Nutzer und können daher nicht garantieren, dass alle von Ihnen in den Social Media-Applikationen beigetragenen Informationen in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung gehandhabt werden. Für diese Personen und den Umgang dieser Personen mit Ihren (persönlichen) Daten übernehmen wir deshalb keine Verantwortung.
Weitere Einzelheiten zu den oben beschriebenen Übermittlungen und den von „seybold-stb“ implementierten angemessenen Sicherheitsvorkehrungen in Bezug auf diese Übermittlungen sind auch bei uns erhältlich. Bitte wenden Sie sich dazu an info@seybold-stb.de.
Wir müssen Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch weitergeben, wenn wir dazu per Gesetz, durch eine Aufsichtsbehörde oder im Rahmen eines rechtlichen Verfahrens verpflichtet sind.
Wir sind berechtigt, nicht-personenbezogene, anonymisierte und zusammengefasste Daten mit Dritten für verschiedene Zwecke, u. a. Datenanalyse, Forschung, Angebotserstellung, Thought Leadership und Werbezwecke, zu teilen.
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Schutz Ihrer personenbezogenen Daten
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Die Steuerberatung Seybold verwendet zur Sicherung eingegebener Besucherdaten technologisch allgemein anerkannte Sicherheitsstandards, um Besucherdaten auf der deutschen Webseite vor Missbrauch, Verlust und Verfälschung zu schützen. Zudem sind nur bestimmte Mitarbeiter von „seybold-stb“ zu den als persönlich identifizierbaren Besucherdaten zugangsberechtigt. Diese Mitarbeiter stellen im Rahmen des Überlassungszweckes sicher, dass die Vertraulichkeit dieser sensiblen Daten gewahrt wird.
Alle Besucher unserer Website seien auch darauf hingewiesen, dass Links (elektronische "Verweisungen") auf der deutschen Webseite zu anderen Webseiten und Informationen Dritter führen. Sofern nicht ausdrücklich oben zugesichert, übernimmt Steuerberatung Seybold für Inhalte auf den Webseiten Dritter keinerlei Verantwortung, auch nicht bezogen auf die Einhaltung bestimmter Sicherheitsstandards oder die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung.
Ungeachtet der vorstehenden Ausführungen zu den Besucherdaten auf der deutschen Website verwenden wir verschiedene physikalische, elektronische und betriebliche Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten allgemein sicher, zutreffend und auf dem aktuellen Stand sind. Zu diesen Maßnahmen gehören u. a.:
• Ausbildung und Schulungen der entsprechenden Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie sich beim Umgang mit personenbezogenen Daten der Datenschutzpflichten bewusst sind,
• administrative und technische Kontrollen zur Einschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten auf Personen, die davon Kenntnis haben müssen („Need to Know“-Prinzip),
• technologische Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Firewalls, Verschlüsselungen und Anti-Viren-Software,
• physikalische Sicherheitsmaßnahmen, wie Sicherheitsausweise für Mitarbeiter zum Zugang zu unseren Räumlichkeiten.
Obwohl wir angemessene Sicherheitsmaßnahmen anwenden, sobald wir Ihre personenbezogenen Daten empfangen haben, ist die Übertragung von Daten über das Internet (einschließlich per E-Mail) niemals vollkommen sicher. Wir sind bestrebt und setzen alles daran, personenbezogene Daten zu schützen, können die Sicherheit der an oder von uns übermittelten Daten jedoch nicht garantieren.
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Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?
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Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten auf unseren Systemen für den längsten der folgenden Zeiträume: (i) so lange, wie es für die jeweilige Aktivität oder die jeweiligen Dienstleistungen erforderlich ist; (ii) für einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum; (iii) bis zum Ende des Zeitraums, in dem ein Rechtsstreit oder Ermittlungen hinsichtlich der Dienstleistungen aufkommen könnte/n
Im Einzelnen speichert „seybold-stb“ je nach Kategorie der Daten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten im Wesentlichen wie folgt:
• Handakten Steuerberater: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Beendigung des Auftrages,
• Buchungsbelege: 10 Jahre,
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen: 6 Jahre.
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Ihre Rechte
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Sie haben verschiedene Rechte im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten. Insbesondere haben Sie das Recht:
• eine Aktualisierung Ihrer von uns aufbewahrten personenbezogenen Daten oder, falls Sie denken, diese sind unzutreffend oder unvollständig, eine Korrektur dieser Daten zu fordern,
• die Löschung Ihrer von uns aufbewahrten personenbezogenen Daten oder eine Beschränkung der Art und Weise, wie wir diese Daten verarbeiten, zu fordern, soweit dem nicht gesetzliche Pflichten entgegenstehen,
• Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns jederzeit kostenfrei ohne Angabe von Gründen unter info@seybold-stb.de zu widerrufen (sofern eine solche Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt),
• eine Kopie der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie einer anderen Partei zu übermitteln (sofern die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags erfolgt),
• der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei sonstigen Fragen dazu, wie Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden, senden Sie bitte eine E-Mail an info@seybold-stb.de oder schreiben Sie uns unter folgender Adresse:
Steuerberatung Seybold
Im Winkel 4
56587 Straßenhaus
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Beschwerderecht
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Wenn Sie mit der Art und Weise, wie Ihre personenbezogenen Daten von uns bearbeitet werden, oder einem Anliegen oder einer Anfrage zum Datenschutz, das/die Sie an uns gerichtet haben, nicht einverstanden sind, kontaktieren Sie bitte info@seybold-stb.de . Sie sind zudem berechtigt, sich an die für „seybold-stb“ zuständige Datenschutzaufsicht zu wenden. Eine Übersicht über die zuständigen Aufsichtsbehörden finden Sie in den Unternehmensangaben von „seybold-stb“.
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Änderungen dieser Datenschutzerklärung
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Wir können diese Datenschutzerklärung bei Bedarf ändern oder ergänzen.
Um Sie darüber in Kenntnis zu setzen, wann wir Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen, werden wir das Überarbeitungsdatum am Seitenanfang anpassen. Die neue geänderte oder ergänzte Datenschutzerklärung gilt ab diesem Überarbeitungsdatum. Daher empfehlen wir Ihnen, diese Erklärung regelmäßig zu prüfen, um sich darüber zu informieren, wie wir Ihre Daten verarbeiten und schützen.
Bitte beachten Sie, dass die „seybold-stb“ Website einschließlich dieser Datenschutzhinweise verfügbar gemacht wurden, um allgemeine Informationen und Hinweise zu bestimmten Themen wiederzugeben, jedoch nicht, um einzelne Themen vertieft zu behandeln. Die „seybold-stb“ Website ist nicht dafür konzipiert, einen verbindlichen Rat (auch nicht zu den Themen Bilanzierung, Steuern, Recht, Investitionen), eine sonstige Dienst- oder Werkleistung oder etwa eine Antwort auf eine damit im Zusammenhang stehende Frage zu geben. Dementsprechend können Sie sich für eine Entscheidung oder Maßnahme nicht auf Inhalte der „seybold-stb“ Website stützen und sollten sich deshalb bei Fragen Ihrer persönlichen Finanzen und Geschäfte stets an einen entsprechend fachlich qualifizierten Berater wenden. Gerne stehen wir Ihnen dahingehend persönlich zur Verfügung.
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Fragen zum Schutz der Privat- und Persönlichkeitssphäre
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Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung zum Schutz der Privat- und Persönlichkeitssphäre haben oder meinen, bestimmte Bedenken hiergegen zu haben, die besonders berücksichtigt werden sollten, können Sie Ihre Fragen und Anregungen gerne und unmittelbar über info@seybold-stb.de an uns richten.
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Webseiten-Optimierung und Cookies
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Diese Website verwendet Cookies, um das Website-Erlebnis für den Nutzer zu optimieren und die einwandfreie Funktion der Website zu gewährleisten. Datenschutzinformationen hierzu finden Sie in unserem Cookiehinweis.
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II. INFORMATIONEN ÜBER DIE VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN GEMÄSS ART. 13, 14 DSGV
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Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sich zusätzlich zu den nachfolgenden Informationen auch mit der vorstehenden Datenschutzerklärung von „seybold-stb“ vertraut machen. Bei Verständnisfragen oder sonstigen Rückfragen kontaktieren Sie uns gerne unter info@seybold-stb.de.
Die Steuerberatung Seybold erbringt Dienstleistungen in den Bereichen:
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Im Rahmen der Beauftragung zur Erbringung vorgenannter Dienstleistungen verarbeitet „seybold-stb“ je nach Einzelauftrag personenbezogenen Daten. Diese Informationen ergänzen die vorstehende Datenschutzerklärung und stellen eine konkretisierte Beschreibung dessen dar, wie „seybold-stb“ Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Erbringung der beauftragten Dienstleistung verarbeitet.
Bitte beachten Sie, dass sich diese Informationen ausschließlich auf personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO beziehen, d.h. nicht sämtliche Daten und Informationen umfassen, die „seybold-stb“ im Zusammenhang mit dem jeweils zugrundeliegenden Mandatsverhältnis erhält, sondern im Wesentlichen nur solche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Ungeachtet dessen gelten die berufsrechtlichen Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten, denen „seybold-stb“ und die bei „seybold-stb“ beschäftigten Mitarbeiter nach dem Berufsrecht der Steuerberater unterliegen, soweit anwendbar, vollumfänglich für alle Daten und Informationen, die wir von Ihnen im Rahmen des Mandatsverhältnisses erhalten, unabhängig davon, ob es sich dabei um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO handelt.
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Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
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Verantwortlicher im Sinne des Art.4 Abs. 7 EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit allen Leistungen, ist die:
Steuerberatung Seybold
Prof. Dr. Michaela Seybold
Im Winkel 4
56587 Straßenhaus
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Datenschutzbeauftragter & Datenschutzaufsicht
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Sie erreichen unseren jeweiligen Datenschutzbeauftragten unter info@seybold-stb.de. Die zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie hier.
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Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
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„seybold-stb“ verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erfüllung unserer (vor-) vertraglichen Verpflichtung gegenüber unseren Kunden. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir insbesondere Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (wie interner vorvertraglicher Compliance-Prüfungen oder im Rahmen der Kunden/-Vertragsanlage) sowie zur Durchführung unserer jeweiligen vertraglichen Leistungspflichten einschließlich der administrativen Durchführung und Abrechnung des jeweiligen Auftrags auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Zum Management und der Durchführung von Auftragsanfragen/Aufträgen nutzt „seybold-stb“ IT-Systeme zur Verwaltung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten, wobei jedoch keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling stattfindet.
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Je nach Kategorie der Dokumente speichert „seybold-stb“ personenbezogenen Daten zur Aktenführung/Dokumentation und zu Archivierungszwecken im Einklang mit den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften für einen unterschiedlich langen Zeitraum:
• Handakten Steuerberater: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Beendigung des Auftrages,
• Buchungsbelege: 10 Jahre
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen: 6 Jahre
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Im Regelfall erhält „seybold-stb“ die erforderlichen personenbezogenen Daten von den Kunden. Insofern besteht für „seybold-stb“ gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten, da „seybold-stb“ aus der zugrundeliegenden Auftragsvereinbarung zur Durchführung der beauftragten Dienstleistung verpflichtet ist. In diesem Zusammenhang ist es für „seybold-stb“ unerlässlich, etwaige personenbezogene Daten der Kontaktpersonen und Ansprechpartner unseres Kunden (auch bereits im Rahmen der Angebotserstellung) zu verarbeiten.
Sofern Sie selbst „seybold-stb“ zur Durchführung bestimmter Dienstleistungen beauftragt haben, werden über Ihre Kontaktdaten hinaus solche weiteren personenbezogenen Daten von Ihnen im Rahmen der Auftragsbearbeitung verarbeitet, soweit diese für die Erbringung der mit Ihnen vereinbarten Dienstleistung erforderlich sind und Sie uns diese übermittelt haben. Insofern ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erfüllung des zwischen Ihnen und „seybold-stb“ geschlossenen Auftrags erforderlich und gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO gerechtfertigt.
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Bitte beachten Sie, dass die Allgemeinen Auftragsbedingungen von „seybold-stb“ in der Regel eine Mitwirkungspflicht des jeweiligen Kunden vorsehen, „seybold-stb“ alle für die Durchführung des Auftrags erforderlichen Unterlagen und Informationen zu übermitteln. Insofern ist die Bearbeitung des jeweiligen Auftrags und die damit verbundene Erfüllung der vertraglich vereinbarten Dienstleistung durch „seybold-stb“ nicht oder nur noch eingeschränkt möglich, wenn und soweit die notwendigen Informationen nicht bereitgestellt werden.
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Da „seybold-stb“ gesetzlich zu einer ordnungsgemäßen Aktenführung, umfangreichen Dokumentation seiner Mandate und Aufträge (auch über den Abschluss eines Auftrags hinaus) sowie zur Einhaltung weiterer Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (u.a. aufgrund von berufsrechtlichen, buchhalterischen oder handels-und gesellschaftsrechtlichen Vorgaben) verpflichtet ist, verarbeitet „seybold-stb“ Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von zu dokumentierenden Unterlagen, Arbeitsergebnissen oder zugehöriger kundenbezogener Korrespondenz zudem zum Zwecke der Aktenführung, der Dokumentation sowie der Archivierung sowohl in Form von Papierakten als auch im Rahmen von hierzu eingesetzten IT-Systemen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung unserer vorgenannten gesetzlichen Pflichten.
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Ungeachtet der vorstehenden Zwecke verarbeitet „seybold-stb“ im Rahmen des gesetzlich Zulässigen Ihre Kontaktdaten (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) darüber hinaus zu Marketing- und Webezwecken, d.h. bspw. um Ihnen Informationen zu unseren weiteren -Angeboten oder Veranstaltungen zukommen zu lassen. Dies erfolgt auf der Grundlage von Einwilligungen und/oder eines berechtigten wirtschaftlichen Interesses von „seybold-stb“ Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f), ihre Kunden über weitere eigene Angebote und Veranstaltungen zu informieren und somit eine langfristige Kundenbeziehung aufbauen und aufrechterhalten zu können.
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Schließlich verarbeitet „seybold-stb“ Ihre Kontaktdaten auch zur Pflege unserer Geschäftskontakte, wenn wir diese im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung, im Rahmen eines geschäftlichen Termins (bspw. durch Austausch von Visitenkarten) oder im Rahmen eines Auftrags erhalten haben, und übertragen diese in das von uns genutzte CRM-System (Customer-Relationship-Management-System).
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Da „seybold-stb“ ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran hat, im Rahmen des Geschäftsverkehrs entstandene Kontakte auch über den Erstkontakt hinaus zu pflegen, zum Aufbau einer Geschäftsbeziehung zu nutzen und hierfür mit den Betroffenen in Kontakt zu bleiben, erfolgt die vorgenannte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
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Kategorien von Empfängern von Daten und Transfer in Drittländer
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Im Zusammenhang mit der Durchführung unserer beauftragten Dienstleistung werden personenbezogene Daten, wie nachfolgend konkretisiert, ggf. auch an Dritte übermittelt. Insofern kann es zu einem Datentransfer sowohl in das europäische und außereuropäische Ausland sowie zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der EU kommen:
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An Behörden, Gerichte oder andere Stellen
Im Zusammenhang mit der Durchführung unserer Leistungen kann es zudem erforderlich sein, Informationen, Arbeitsergebnisse und Unterlagen an Behörden, Gerichte oder andere öffentliche oder private Stellen (im Falle eines Auslandsbezugs auch im Ausland) zu übermitteln. Gleiches gilt für die Fälle, in denen „seybold-stb“ einer gesetzlichen, behördlichen oder gerichtlichen Anordnung zur Herausgabe/Offenlegung von personenbezogenen Daten verpflichtet ist. Dies erfolgt nur dann, wenn dem keine berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten entgegenstehen.
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An „seybold-stb“-interne Dienstleister sowie externe IT-Dienstleister
„seybold-stb“ nutzt im Rahmen seiner Tätigkeit in Einzelfällen als netzwerkinterne IT-Dienstleister, die Leistungen des Betriebs, der Wartung und Pflege der von den „seybold-stb“ genutzten IT-Systeme und Applikationen erbringen. Ein Einsatz dieser Gesellschaften mit Zugriffsrechten auf personenbezogene Daten erfolgt nur, wenn dies in den Auftragsvereinbarungen mit unseren Kunden vereinbart wurde oder im Einzelfall ohne Zustimmung gesetzlich zulässig ist.
Fachspezifische und mandatsbezogen eingesetzte IT-Dienstleister, die z.B. bei der Mandatsbearbeitung fachspezifische Anwendungen für Steuerberater, sowie ggf. Cloud Services werden soweit gesetzlich erforderlich nur in Abstimmung mit unseren Kunden genutzt.
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Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung
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Die DSGVO räumt Betroffenen im Wesentlichen die nachfolgenden Rechte ein, welche Sie jederzeit durch Kontaktaufnahme mit dem in diesen Informationen genannten Datenschutzbeauftragten unter info@seybold-stb.de geltend machen können.
Sie können von „seybold-stb“ grundsätzlich jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie bei „seybold-stb“ wie verarbeitet werden bzw. gespeichert sind. Bitte beachten Sie, dass Ihr Recht auf Auskunft insoweit eingeschränkt sein kann, als eine solche Auskunft im Widerspruch zum Berufsgeheimnis stehen und insofern geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden.
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Neben Ihrem Recht auf Auskunft können Sie jederzeit die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Hinzu kommt ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Sie Ihre Einwilligung aber widerrufen haben. Das vorgenannte Recht auf Löschung Ihrer Daten entfällt, sofern Ihre Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen oder eine Datenverarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
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Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von „seybold-stb“ zu verlangen.
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Hinzu kommt ein Recht auf Datenübertragbarkeit, d.h. Sie können verlangen, von „seybold-stb“ die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und/oder dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass dies nicht gilt, sofern Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben oder die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
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Sofern „seybold-stb“ Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet (z.B. wenn Ihr Arbeitgeber als Kunde von „seybold-stb“ uns Ihre personenbezogenen Daten als Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen übermittelt hat, oder wenn wir Ihre Kontaktdaten nutzen, um Ihnen Informationen über Angebote und Veranstaltungen von „seybold-stb“ zuzusenden), können Sie jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.
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Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
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Neben den vorstehend aufgezeigten Betroffenenrechte haben Sie zudem gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt. Zuständig ist jeweils die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem die verantwortliche Stelle Ihren Sitz hat.
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Dauer der Datenspeicherung
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Bitte beachten Sie, dass „seybold-stb“ Ihre personenbezogenen Daten solange speichert und verarbeitet, wie es für die Erfüllung der vorstehend aufgezeigten Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Soweit personenbezogene Daten Gegenstand von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Bestandteil von Unterlagen sind, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, wird „seybold-stb“ diese Daten für die Dauer der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist speichern.
Je nach Kategorie der Dokumente speichert „seybold-stb“ personenbezogene Daten aufgrund anwendbarer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten im Wesentlichen für folgende, unterschiedlich lange Zeiträume:
• Handakten Steuerberater: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Beendigung des Auftrages,
• Buchungsbelege gemäß gesetzlicher Anforderung: 10 Jahre,
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen: 6 Jahre.
Es ist die längste Aufbewahrungsfrist maßgeblich, soweit die betroffenen Daten verschiedenen Aufbewahrungsfristen unterliegen, und die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist kann sich je nach Einzelfall verlängern, wenn bspw. die Informationen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist benötigt werden.
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